2018-03-12 21:07:07
Excel對(duì)比于word來(lái)說(shuō)，相對(duì)較難操作，對(duì)于菜鳥(niǎo)來(lái)說(shuō)使用Excel辦公會(huì)遇到非常多的難題，光一個(gè)表格結(jié)構(gòu)可能就會(huì)造成大量時(shí)間的耽擱，小編這列舉的幾條初學(xué)者容易碰到的操作誤區(qū)，讓我們一起來(lái)看看吧。
誤區(qū)1、日期格式不規(guī)范
很多職場(chǎng)新人并不清楚Excel對(duì)于日期格式的要求，一個(gè)最習(xí)慣化的錯(cuò)誤，就是通過(guò)“2018.1.2”來(lái)代表“2018年1月2日”。
實(shí)際上這兩個(gè)數(shù)字間僅僅是外觀相似罷了，Excel中的很多操作對(duì)于前者都不起作用，比方說(shuō)數(shù)據(jù)透視表、日期計(jì)算、月份篩選等等，是不會(huì)針對(duì)這類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算的。
目前Excel支持的日期格式有“xxxx-xx-xx”、“xxxx/xx/xx”、“xx年xx月xx日”幾種，其他不規(guī)則日期則會(huì)全部按照文本格式處理。
↑↑↑格式不規(guī)范是最常犯的問(wèn)題
誤區(qū)2、濫用合并單元格
很多人喜歡對(duì)表格項(xiàng)進(jìn)行合并，認(rèn)為這樣能讓表格的結(jié)構(gòu)更清晰。但事實(shí)上這種合并單元格對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析來(lái)說(shuō)，卻是一個(gè)噩夢(mèng)。
無(wú)論是排序、數(shù)據(jù)透視、數(shù)據(jù)篩選，都會(huì)變得異常困難。一般來(lái)說(shuō)原始數(shù)據(jù)還是建議使用一維表，以方便后期的檢索與分析，如果需要專(zhuān)門(mén)打印輸出，可以通過(guò)鏈接粘貼的方法單獨(dú)建立一套副本。
此外考慮到布局美觀化問(wèn)題，橫向單元格可以采用“跨列居中”，但不建議對(duì)縱向單元格居中。
↑↑↑濫用合并單元格也是經(jīng)常見(jiàn)到的一個(gè)誤區(qū)
誤區(qū)3、文本間通過(guò)空格排版
這個(gè)問(wèn)題常出現(xiàn)在一些姓名欄中，為了能讓兩字名和三字名看起來(lái)更加協(xié)調(diào)，很多新手用戶常常會(huì)在兩字名中間插入一個(gè)空格。
最典型結(jié)果，就是搜索“張沖”再也搜索不到了(實(shí)際上應(yīng)該搜索“張 沖”)。
其實(shí)這類(lèi)問(wèn)題，我們完全可以通過(guò)修改單元格格式解決。比如說(shuō)上面這個(gè)例子，則可以通過(guò)“字體”面板中的“對(duì)齊”→“分散對(duì)齊(縮進(jìn))”快速對(duì)齊，效果不錯(cuò)速度也更快。
↑↑↑姓名中間插入空格也是經(jīng)常遇到的一個(gè)錯(cuò)誤
↑↑↑實(shí)在在乎排版，也可試一試“字體”面板下的“分散對(duì)齊”功能
誤區(qū)4、通過(guò)空格手工分割電話號(hào)碼
這個(gè)問(wèn)題本質(zhì)上與誤區(qū)三是一個(gè)道理，出于易辨識(shí)易讀取的目的，很多人喜歡在電話號(hào)碼中間插入一個(gè)空格或者“-”作為號(hào)碼分隔符，最終結(jié)果同樣會(huì)使后期的數(shù)據(jù)梳理出現(xiàn)問(wèn)題。
正確的方法是，右擊要整理的數(shù)據(jù)列，選擇“設(shè)置單元格格式”→“數(shù)字”→“自定義”。
然后將默認(rèn)數(shù)據(jù)類(lèi)型“G/通用格式”手工修改為“000-0000-0000”(這里的“0”可以理解為通配符，幾個(gè)0就代表幾位，或者也可以用“ ”來(lái)代替，作用一樣)，確定之后號(hào)碼就被自動(dòng)分組完成了。
操作完成后，所有電話號(hào)碼會(huì)自動(dòng)以“xxx-xxxx-xxxx”格式顯示，但數(shù)據(jù)源并沒(méi)有更改，不會(huì)影響正常的搜索與排序(比如仍然可以用“1320025”搜索到“132-0025-1224”這個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng))。
↑↑↑通過(guò)“單元格格式”修改數(shù)據(jù)列樣式
誤區(qū)5、錯(cuò)誤的文本型數(shù)值
這個(gè)問(wèn)題多出現(xiàn)在外來(lái)數(shù)據(jù)報(bào)表上，有些由ERP/CRM導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，或者Excel函數(shù)自動(dòng)計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)。
雖然都是與數(shù)字相似的外觀，但單元格左上角卻多出了一個(gè)小三角圖標(biāo)，這類(lèi)數(shù)據(jù)在Excel中會(huì)被自動(dòng)識(shí)別為文本，從而導(dǎo)致正常的運(yùn)算與統(tǒng)計(jì)失敗。
解決方法是直接選中這些單元格，然后點(diǎn)擊左上角快捷菜單，最后勾選一下“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”就可以了。
↑↑↑快速將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字
寫(xiě)在最后
怎么樣?這些問(wèn)題相信你也都遇到過(guò)吧。作為Office中最為“神秘”的一個(gè)組件，Excel中還隱藏著哪些不為人知的小秘密?咱們下回再聊!
